[Werkaanbieding] Managementsassistent(e)

Het SMES-B (Santé mentale et Exclusion sociale – Belgique) werft een managements-assistent(e) aan.

Over ons

SMES-B (Santé Mentale & Exclusion Sociale-Belgique/Geestelijke Gezondheid & Sociale Uitsluiting-België) is ontstaan uit de samenwerking van de actoren uit de sectoren van de welzijns- en geestelijke gezondheidszorg. Het zorgt voor een betere toegang tot gezondheidszorg en maatschappelijke hulpverlening voor personen die grote precariteit en psychisch lijden cumuleren. SMES-B is actief op de intersectie tussen de sector van de geestelijke gezondheidszorg en de welzijnssector.

Missie

De management assistent(e) heeft als missie een administratieve en financiële steun voor de activiteiten van SMES-B, onder supervisie van de coördinatrice.

Taken

  • Administratief beheer
    • Aanvragen bij SMES-B (post, e-mail en telefonische contacten) centraliseren, analyseren en verdelen
    • Te tekenen documenten centraliseren en doorgeven
    • Administratieve coördinatie van raden van bestuur en algemene vergaderingen (schrijven en versturen van uitnodigingen, coördinatie van de agenda, ontvangst van volmachten, update van ledenlijsten)
    • Instaan voor administratieve steun bij activiteiten (mail, inschrijvingen invoeren, contact met verhuurders en correspondentie met Housing-First-bewoners, statistische gegevens,...)
    • Administratieve steun bij activiteitenrapporten
    • Instaan voor vertalingen van documenten (correspondentie, artikels, rapporten,...)
  • Financieel beheer
    • Bewerken van verantwoordingsrapporten voor de subsidiërende instanties
    • Instaan voor beheer van aanbestedingen/werkaanbiedingen (opstelling, verspreiding en ontvangst van kostenramingen)
    • Facturen verifiëren en betalen
    • Instaan voor het volgen van onkostendeclaraties
    • Instaan voor het volgen en superviseren van het kasregister
    • Uitgaande facturen opstellen (opleidingen, intervisies,...)
    • Instaan voor invoer van de boekhouding
  • Logistiek beheer
    • Instaan voor coördinatie, plaatsing en opvolging van de logistiek voor evenementen van het SMES-B (colloquia, seminaries, teamdagen, RvB, AV,...)
    • Instaan voor logistiek van de werknemers (computers, telefonie, aankopen, onderhoud, reparaties, abonnementen)
    • Instaan voor beheer van bestellingen van materiaal en diverse leveringen

Profiel

  • Bachelor administratief medewerker, handelswetenschappen of rechten, of gelijkwaardig door ervaring
  • Kennis van boekhouding
  • Beheersing van informaticaprogramma’s
  • Beheersing van Nederlands
  • Kennis van Frans en Engels
  • Uitstekend geschreven en mondeling uitdrukken
  • Capaciteit voor verzamelen, synthetiseren en presenteren van gegevens
  • Polyvalent
  • Discretie
  • Stiptheid
  • Capaciteit om eigen initiatieven te nemen
  • Stressbestendigheid

Voorwaarden

Contract van onbepaalde duur (28,5 uren/week). Barema 1.55 van het PC 330.

Ingang van functie : maart 2019.

Modaliteiten van de kandidatuur

Motiveringsbrief en CV per e-mail door te sturen rh@smes.be, met vermelding van de geviseerde aanstelling, ten laatste voor 18 februari.