OFFRE D’EMPLOI : ASSISTANT·E DE GESTION

LE SMES RECRUTE UN·E ASSISTANT.E DE GESTION CDI, 28,5H/SEMAINE.

12/05/2021

PRÉSENTATION DE L’INSTITUTION

Par la collaboration des acteurs psycho-médico-sociaux et une aide inconditionnelle à la personne, le Smes recherche, développe et favorise des solutions innovantes et sur mesure :

• en échangeant entre acteurs du social-santé (Connect)
• en soutenant les acteurs de première ligne (Support)
• en agissant avec les personnes concernées sur leurs conditions de vie (Housing First)

Le Smes est guidé par les valeurs de non-jugement, de non-conditionnalité des soins, de liberté de choix des personnes.

PRÉSENTATION DU SERVICE

L’équipe administrative du Smes soutient les projets de l’association, et son développement, en contribuant à son organisation générale et sa visibilité.

DESCRIPTION DE LA FONCTION

MISSION PRINCIPALE DE LA FONCTION

Sous la responsabilité de la coordination administrative et financière, l’assistant.e de gestion apporte un soutien administratif, comptable et logistique aux activités du Smes.

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME

Coordination administrative et financière

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Assistant.e de gestion

MISSIONS ET ACTIVITES

Gestion logistique

• Organiser des événements (colloques, journées d’équipes, formations, CA, AG…) ;
• Apporter un soutien informatique aux travailleurs ;
• Veiller à la gestion du stock (commande de matériel et fournitures).

Gestion administrative

• Analyser et distribuer les informations provenant d’appels téléphoniques et de courriels ;
• Relever, trier, distribuer et classer le courrier ;
• Centraliser et transmettre tout document à signer ;
• Coordonner administrativement les CA et AG (rédaction et envoi des convocations, réception des procurations, mise à jour des listes des membres) ;
• Assurer le support administratif aux activités (mailing, impression) ;
• Veiller au suivi administratif et comptable des logements du projet Housing First et des formations et intervisions organisées par les différents projets ;
• Veiller à la bonne circulation des documents internes, au classement et à l’archivage.

Gestion comptable

• Préparer les dossiers de justificatifs de subsides ;
• Mener des études de marché et appels d’offres ;
• Tenir le facturier en ordre (paiement des factures, envoi des factures de vente, vérification de la caisse, suivi des notes de frais …) ;
• Encodage comptable.

 Gestion des ressources humaines

• Tenir à jour les dossiers du personnel (certificats maladie, visites médicales, abonnements de transports, encodage des prestations, fiches de prestations) ;
• Soutenir les coordinations en période de recrutement.

PROFIL

• Formation à orientation administrative, économique ou juridique
• Expérience dans l’administration (minimum 2 ans)
• Connaissance de la comptabilité
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel)
• Maîtrise du français
• Connaissance du néerlandais et/ou de l’anglais
• Excellente expression écrite et orale
• Capacités de recueil, de synthèse et de présentation de données

COMPÉTENCES REQUISES

• Rigueur
• Gestion des priorités
• Initiatives
• Autonomie
• Facilité de contact et de communication
• Travailler sous pression
• Adaptabilité
• Polyvalence
• Organisation
• Sens des responsabilités
• Avoir envie d’évoluer, savoir se remettre en question