JOB OFFER : MANAGEMENTASSISTENT(E)

SMES ZOEKT HAAR VOLGENDE MANAGEMENTASSISTENT(E) – COD 28,5U/WEEK

21/05/2021

VOORSTELLING VAN DE INSTELLING

Via de samenwerking met de psycho-medisch-sociale actoren en onvoorwaardelijke hulp zoekt Smes naar en ontwikkelt en bevordert ze innovatieve oplossingen op maat:

• door het uitwisselen van ideeën tussen professionals (Connect);
• door professionele eerstelijnswerkers te steunen (Support);
• door samen met de betrokkenen een greep te krijgen op hun levensomstandigheden werken (Housing First).

Smes wordt geleid door de waarden van niet-oordelen, niet-voorwaardelijkheid van zorg en keuzevrijheid van personen.

VOORSTELLING VAN DE DIENST

Het administratieve team van Smes ondersteunt de projecten van de vereniging en haar ontwikkeling door bij te dragen tot haar algemene organisatie en haar zichtbaarheid.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

VOORNAAMSTE TAAK VAN DE FUNCTIE

Onder de verantwoordelijkheid van de administratieve en financiële coördinatie verleent de managementassistent(e) administratieve, boekhoudkundige en logistieke steun aan de activiteiten van Smes.

PLAATS IN HET ORGANIGRAM

Administratieve en financiële coördinatie

 |

Managementassistent(e)

TAKEN EN ACTIVITEITEN

Logistiek beheer

• Organiseren van evenementen (colloquia, teamdagen, opleidingen, RvB, AV…);
• Computerondersteuning geven aan de werknemers;
• Toezien op het beheer van de voorraad (bestelling van materieel en benodigdheden).

Administratief beheer

• Analyseren en verspreiden van de informatie afkomstig van telefoongesprekken en e-mails;
• Ophalen, sorteren, bezorgen en opbergen van de post;
• Centraliseren en overmaken van alle documenten die ondertekend moeten worden;
• Administratief coördineren van de RvB en de AV (opmaak en verzending van de oproepingsbrieven, ontvangst van de volmachten, bijwerken van de ledenlijsten);
• Verzekeren van de administratieve ondersteuning voor de activiteiten (mailing, drukwerk);
• Toezien op de administratieve en boekhoudkundige opvolging van de woningen van het Housing First-project en de opleidingen en intervisies die door de verschillende projecten georganiseerd worden;
• Toezien op de goede circulatie van interne documenten, de rangschikking en de archivering.

Boekhoudkundig beheer

• Voorbereiden van dossiers met stukken voor subsidies;
• Voeren van marktonderzoeken en doen van aanbestedingen;
• Bijhouden van het kasboek (betaling van facturen, verzenden van verkoopfacturen, nazicht van de kas, opvolging van onkostennota’s …) ;
• Boekhoudkundig coderen.

HR-beheer

• Bijwerken van de personeelsdossiers (doktersattesten, doktersbezoeken, vervoersabonnementen, invoeren van de prestaties, prestatiefiches) ;
• Ondersteunen van de coördinatie tijdens perioden van aanwerving.

PROFIEL

• Opleiding in een administratieve, economische of juridische richting
• Ervaring met administratie (minimaal 2 jaar)
• Kennis van boekhouden
• Beheersing van softwaretools (Word, Excel)
• Beheersing van Frans
• Kennis van Nederlands en/of Engels
• Uitstekende schrijf – en luistervaardigheid
• In staat om gegevens te verzamelen, samen te vatten en te presenteren

VEREISTE VAARDIGHEDEN

• Stipt
• Beheert prioriteiten
• Neemt initiatief
• Werkt zelfstandig
• Vlot in de omgang en goede communicator
• Presteert onder druk
• Past zich snel aan
• Polyvalent
• Goed georganiseerd
• Verantwoordelijkheidszin
• Wil evolueren, zichzelf in vraag stellen